konzeptionerblog

Mehr Freiheit für Folien!

Jede Agentur, die auf sich hält, hat heutzutage ihre Powerpoint-Masterfolie als feste Vorlage. Alle Präsentationen basieren auf dieser Folie und bekommen ein einheitliches Design. Typische Masterfolien sehen wie im Beispiel unten aus. Ich habe das Beispiel mit einer fiktiven Agentur nachgebaut, um Ärger zu vermeiden. Da sind alle Zutaten drin, die eine Masterfolie braucht. So oder ähnlich wird die Folie auch in Fachbüchern und Weiterbildungskursen als Muster an die Wand geworfen. Ich bin so frei und sage: Murx! So sehen Masterfolien aus, die den Nutzer zum Sklaven machen.

Nach solch groben Anschuldigungen bin ich natürlich verpflichtet, den Beweis anzutreten. Meine Beweisführung geht vom Grundprinzip jeder guten Präsentation aus: Die Folie ist der Freiraum für die Entfaltung der Inhalte! Die Foliengrundgestaltung muss alles tun, um diesen Freiraum zu erhalten. Die Masterform darf die Inhalte keinesfalls drangsalieren. Aber genau das passiert bei obigem Master.  Ich gehe mal der Reihe nach die relevanten Elemente durch:

·         Das Agenturlogo gehört nicht auf jede Folie. Ich weiß, dass jetzt viele Corporate-Identity-Apologeten laut aufschreien. Dennoch wiederhole ich: Das Logo gehört nicht als Konstante auf jede Präsentationsfolie. Das Logo nimmt nur Platz weg, überstrahlt mit seiner Designpräsenz die Inhalte und verkommt durch die ständige Wiederholung zum Imponiergehabe. Es reicht völlig aus, wenn die Titelfolie der Präsentation das Logo groß herausstellt und wenn sich die Agentur zu Präsentationsbeginn mit markanten Worten kurz vorstellt. Dann sind die Zuschauer voll im Bilde und gespannt auf die Inhalte.

·         Nicht den Präsentationstitel auf jeder Folie wiederholen. Wie auf der Beispielfolie oben links. Zum einen nimmt der Titel wieder nur unnötig Platz weg. Zum anderen ist jedes Wort weniger auf der Folie einfach mehr.

·         Kein Copyrighthinweis auf jede Folie. Diese Unsitte greift in letzter Zeit um sich. Liebe Präsentatoren, es reicht, wenn ihr dezent auf der ersten oder letzten Folie einen solchen Hinweis unterbringt. Aber eine ständige Wiederholung während der gesamten Präsentation wirkt kleinkariert und „würdelos“ wie diese paranoiden „Raubkopierer sind Verbrecher“-Drohgebärden, die man als Käufer einer DVD vor jedem Spielfilm über sich ergehen lassen muss.

·         Keine Foliennummer und kein Datum auf den Folien. Wozu auch? Den Zuschauer interessiert die Nummerierung nicht die Bohne. Der Referent hat in Powerpoint sowieso die Referentenansicht eingestellt und bekommt auf seinem Notebook die jeweilige Foliennummer gut sichtbar eingespielt. Für die Printversion ist die Nummer nützlich? Ja, aber Powerpoint ist durchaus in der Lage, die Foliennummern mitzudrucken, ohne sie in der Präsentation zu zeigen. Das gilt übrigens auch für das Datum. Auch das lässt sich in den Ausdruck einspielen, ohne es in der Präsentation zu zeigen.

·         Keine raumgreifenden Tabuzonen. Etwa 40% des obigen Folienraums sind für die Inhalte tabu. Der Raum wird durch überflüssige Formalismen oder Zierelemente belegt. Besonders störend ist die raumgreifende Graufläche auf der linken Seite. Es ist schon richtig, man sollte auf Folien nicht alles vollknallen und Freiraum lassen. Im vorliegenden Beispiel wird der graue Freiraum jedoch vom Master als Niemandsland für alle Folien und Präsentationen diktatorisch festgelegt. Die Inhalte sind auf Dauer ausgesperrt und an der freien Entfaltung gehindert.

Alle beschriebenen Elemente treiben die Inhalte in die Enge und lenken vom Wesentlichen ab. Man stelle sich ein Theater vor, bei dem der Vorhang aufgeht und ein ergreifendes Drama beginnt – nur, was ist das? Da hängt oben in der Kulisse das imposante Logo des Theaters. Daneben ist in großen Lettern die ganze Zeit der komplette Titel des Dramas zu lesen. Unten direkt vor den Schauspielern zeigt eine große Digitaluhr durchgehend das Datum und die aktuelle Spielzeit an. Außerdem ist immer im Blick, in welchem Akt sich die Zuschauer gerade befinden. Und nebenan verkündet ein gut sichtbares Warnschild, dass die Inhalte der gerade laufenden Handlung urheberrechtlich geschützt sind. So würde jedes Drama zur Posse!

Noch einmal: Ja, ich weiß, dass heutzutage die meisten Masterfolien so wie oben aussehen. Aber weil es alle machen, muss es noch lange nicht richtig sein. Deshalb starte ich einen Aufruf: Entschlackt eure Masterfolien! Freiheit für die Inhalte!

Der ewige Zweite

Gestern fiel die Pitch-Entscheidung. Ich (bzw. die Agentur, für die ich im Einsatz war) bin wieder mal nur Zweiter geworden. Das darf doch alles nicht wahr sein, ich hatte nach der Präsentation so ein gutes Gefühl! Aber Fakt ist, dass den Etat ein Mitbewerber geholt hat. Jetzt bloß keinen Frust schieben. Nach dem Pitch ist vor dem Pitch, die nächste Wettbewerbspräsentation habe ich schon in Arbeit.

Eins macht mich allerdings stutzig: Ich ging in den letzten Jahren bei ungefähr jedem zweiten verlorenen Pitch nach Auskunft des Auftraggebers als Zweiter durchs Ziel. Bin ich nicht gut genug? Klebt an mir das verdammte Pitch-Pech? Nein, das kann ich mir nicht vorstellen. Stattdessen keimt ein anderer Verdacht auf. Ich schätze, Auftraggeber trösten die Verlierer vorzugsweise mit „Sie sind ehrenvoller Zweiter geworden“, „Es war ein Kopf-an-Kopf-Rennen“ und „Sie haben gute Arbeit geleistet und es fehlte nicht viel“. Aber das ist alles nur Taktik! Alles nur Psychologie! So versüßen sie die bittere Medizin, damit man die Niederlage besser schluckt.  Der Frust wird gedämpft und dem Verlierer fällt es schwerer, kritisch nachzufragen oder wohlmöglich sogar seinem Ärger Luft zu machen.

Kommentare

"Der/Die Zweite ist der erste Verlierer/in..."
So heißt es doch im Wettkampfsport. Und Pitchen scheint ein brutaler Wettkampf zu sein, bei dem es nicht mal eine Silber- oder Bronze-Medaille gibt.

Kommentiert von: Bryah | 21. August 09 um 15:47 Uhr

Ein Pitch ist doch eher ein Würfelspiel. Gelegentlich gewinnt tatsächlich der "beste" Vorschlag, gelegentlich das Geschmäckle des Kunden, gelegentlich persönliche Beziehungen unabhängig vom präsentierten Inhalt, gelegentlich eine politische Entscheidung, die schon vor der Präsentation gefällt wurde.

Natürlich schmerzen Niederlagen beim Pitch, aber die Gründe dafür sind oft nicht das eigene "Versagen".

Kommentiert von: Iwo Randoja | 01. September 09 um 11:04 Uhr

Pecha Kucha

Pecha Kucha  ist  Kult. Pecha Kucha ist die etwas andere Präsentationsform speziell für Kreative. Aber auch Konzeptioner können sie einsetzen.

Das Pecha Kucha-Format lässt sich schnell erklären. 20 Powerpoint-Charts kommen zum Einsatz. Inhalte und Reihenfolge der Charts bestimmt der Präsentator. Fest steht, dass die Charts im 20-Sekunden-Takt automatisch hintereinander ablaufen. Pecha Kucha-Präsentationen sind also auf die Sekunde exakt 6 Minuten lang.

Dieser Tage habe ich das Präsentationsformat mit den Teilnehmern eines Konzeptionsworkshops ausgetestet. Das Format ist erbarmungslos. Wer sein Konzept nicht gründlich durchdenkt und auf das Wesentliche reduziert, der gerät schon nach wenigen Charts ins Schleudern und wird aus dem Zusammenhang getragen. Umständlichkeiten und Unschärfen lassen sich nicht kaschieren.

Auch wenn Pecha Kucha nicht für Präsentationen von Kommunikationskonzepten erdacht wurde, lohnt sich der Einsatz. Wer die 6 Minuten souverän übersteht, dem ist es gelungen, sein Konzept fit zu machen. Er hat seinen konzeptionellen Weg auf eine schlanke, schlüssige Linie gebracht.

Mein Testurteil: Für mich ist Pecha Kucha ein gutes  Training, aber auch nur ein Training. Beim Kunden würde ich keinesfalls im automatisierten 20-Sekunden-Takt präsentieren. Denn im Ernstfall sollten die Inhalte die Form bestimmen und nicht umgekehrt.

Powerpoint- Gewusst wo!

Wie das Bloggerleben so spielt. Es kommt ein Kommentar auf einen meiner Einträge. Ich bin natürlich neugierig, inspiziere das Weblog des Kommentators und stoße auf einen Link zu „Mehr als 34 Tipps für Powerpoint und Präsentation“. Was soll ich sagen: eine wahre Fundgrube für alle, die mit Powerpoint arbeiten und besser auf den Punkt kommen wollen. Denn mal ehrlich: Die meisten Präsentationsprobleme gehen nicht auf das Konto von Powerpoint, sondern auf das Kerbholz von Leuten, die nicht richtig mit Powerpoint umgehen können.

Richtig Schlussmachen ist schwer

Erst gestern ist es mir wieder sauer aufgestoßen. Am Ende einer ansonsten gelungenen Konzeptpräsentation hatte der Vortragende nicht viel mehr zu bieten, als eine Folie auf der groß und breit „Vielen Dank!“ stand. Eine solche Dankesfolie ziert den Schluss zahlreicher Präsentationen. Mal heißt es „Dankeschön für ihre Aufmerksamkeit!“ Ein ander Mal: „Herzlichen Dank und ein erfolgreiches Seminar“. Das nächste Mal dann: „Vielen Dank! Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.“. Na, Dankeschön, wie einfallsreich! Fällt den Präsentierenden nichts Besseres sein? Muss das Finale wirklich so flach auslaufen?

       

Der Schluss ist ein dramaturgisch prägender Moment jeder Konzeptpräsentation. An dieser Stelle sollte man nicht mit einer formalen Floskel den Vortrag verläppern lassen, sondern mit Einfallsreichtum einen „merk-würdigen“ Schlussakkord setzen. Das kann ein passendes Zitat sein. Oder eine ungewöhnliche Werbemittelidee, die man sich als Bonbon für die Schlussfolie aufhebt. Vieles ist möglich, nur eins finde ich ziemlich unmöglich: Vielen Dank!

Ende eines Referentenalptraums

In Konzeptpräsentationen passiert es mir immer wieder, dass ich mich ganz plötzlich nicht mehr erinnern kann, welches Thema die nächste Powerpointchart hat. Ich leite mit wohl gesetzten Worten zu den Zielgruppen über, klicke weiter, aber auf dem neuen Chart stehen peinlicherweise gar nicht die Zielgruppen, sondern die Kommunikationsziele. Schmidbauer, du Trottel! Überleitung verstolpert!

      

Diese Woche kam das neue MS Powerpoint 2007 in den Handel. Auch wenn es gegen den allgemeinen Trend läuft, will ich Microsoft verhalten loben. Der erste Probelauf liegt hinter mir. Für mich ist die neue Version eine positive Überraschung.

    

Besonders angetan hat es mir das neue Feature „Referentenansicht“. Präsentationstechnisch bedeutet Referentenansicht, dass ich als Referent auf meinem Notebook ein anderes Bild sehe als die Zuschauer auf der Leinwand. Ab sofort zeigt mir die Referentenansicht nicht nur die aktuelle, sondern auf einer Seitenleiste auch die drei nachfolgenden Charts. Das Verstolpern der Überleitungen dürfte damit der Vergangenheit angehören. Unten im Bild stehen in der Referentensicht die Vortragsstichworte zur jeweiligen Chart. Zukünftig wird diese Hilfestellung meine  Jonglage mit selbst gebastelten Stichwortkärtchen ersetzen. Außerdem hält mir die neue Powerpoint-Version stets die schon verstrichene Vortragszeit vor Augen. So lässt sich das Timing der Präsentation besser kontrollieren.

            

In zwei Wochen steht meine nächste Kundenpräsentation an, dann müssen das neue Powerpoint und die Referentenansicht ihre Feuertaufe bestehen.

Vorsicht Kostenfalle!

Die Konzeptpräsentation läuft ausgesprochen rund. Strategie, kreative Leitidee und Maßnahmen überzeugen. Die Auftraggeber hören aufmerksam zu und nicken zustimmend mit den Köpfen. Der Vortragende macht seine Sache gut. Vor dem geistigen Auge der Beteiligten läuft die geplante Kampagne wie ein Film ab – und die Handlung ist packend. Das Präsentationsziel scheint schon in Sicht als auf der Ziellinie die allerletzte Powerpointchart einen harten Schlagschatten wirft:  „Meine Damen und Herren, zum Abschluss die Kosten…“

Mit einem Mal ist jedes Lächeln auf den Gesichtern der Zuhörer wie weggewischt. Graue Zahlenkolonnen erobern das Terrain ohne Gnade und zerren die Zuhörer überfallartig auf den nackten Boden der kaufmännischen Tatsachen. Von zustimmendem Beifall am Ende des Vortrags kann keine Rede mehr sein. Keine Hand rührt sich. Kein Wort des Dankes ist zu hören. Alle verbeißen sich wie im Reflex sofort in die Kostenaufstellung und sezieren die einzelnen Positionen.

Meine Überlebensregel für die Konzeptpräsentation lautet: Kosten sind Killer! Gehen Sie innerhalb Ihrer Präsentation nie auf die Kostenfrage ein. Ihr Vortrag braucht als Finale einen runden, emotionalen Schlussakkord und keine kalte Dusche. Die Budgetierung muss draußen bleiben. Sie gehört  erst in die anschließende Diskussions- und Fragerunde.

Auf in die Pappenschlacht

Auf meiner Konzeptpräsentation in der vorigen Woche gab es ein bemerkenswertes Comeback. Zum ersten Mal seit Jahren habe ich einem Kunden wieder eine echte Pappenschlacht geliefert. Zwar pflegen viele Werbeagenturen bis heute ihre Layouts zusätzlich zur Beamerprojektion auch auf Pappe zu zeigen, aber ansonsten ist eine komplette Pappenpräsentation eher auf der Liste der aussterbenden Gattungen zu finden.

Vor lauter Hightech mit Notebook, Beamer und Powerpoint hatte ich die klassische Pappenschlacht völlig aus den Augen und aus dem Sinn verloren. Ich fühlte mich mit der modernen Präsentationstechnik verheiratet. Nur ab und zu wurmte es mich im Stillen, dass Präsentationen per Beamer immer so fix, fertig und besiegelt wirken. Meine Kunden lehnen sich passiv im Sessel zurück und lassen sich berieseln. Die Erwartungshaltung steigt. Vorhang auf zum Konzeptionerkino!

Als ich Ende der 80ziger Jahre als Konzeptioner anfing, gehörte die Pappenschlacht noch zu den führenden Präsentationsformen. Grafische Layouts, Schaubilder und konzeptionelle Stichworte wurden vergrößert und auf großformatige Pappen geklebt. Wer die Hände für große Gesten freihalten wollte, der brachte die Pappen zusätzlich hinten mit einem Herzflügelaufsteller auf Stand. Der Name Pappenschlacht war durchaus berechtigt. Ich erinnere mich noch mit Schrecken, als mir bei einer wichtigen Präsentation vor lauter Aufregung die Pappen durcheinander kamen und mitten im Vortrag das große Suchen losbrach. Oder die alptraumartige Präsentation, bei der drei Dutzend aufgestellte Pappen wie Dominosteine eine nach der anderen umkippten und meine Präsentationsfluss unter sich begruben.

Letzte Wochen hatte ich genau 15 Pappen mit Layouts bzw. Konzepttext dabei und keine Probleme mit der Schlachtordnung. Während meines Vortrags entdeckte ich eine Reihe von interessanten Vorteilen wieder:

• Beim Beamer folgt immer Chart auf Chart, stur hintereinander. Bei der Pappenschlacht stelle ich ganze Serien nebeneinander und schaffe so ein zusammenhängendes Panorama.
• Ich gebe meinen Kunden einzelne Pappen an die Hand. Aus den passiven Zuschauern werden Begutachter und vielleicht sogar Beteiligte.
• Ich reagiere auf meine Zuhörer und steuere, indem ich Pappen von links nach rechts oder von vorne nach hinten schiebe. Oder ich nehme eine Pappe vom Tisch und damit aus dem Rennen.
• Meine Präsentation bekommt einen flexiblen Prozesscharakter. Die Zuschauer sind viel näher am Geschehen und denken das Konzept besser mit.
• Auch werden Fehler viele eher verziehen. Bei der Pappenschlacht erwartet niemand Perfektion.

Ich habe mir fest vorgenommen, in Zukunft öfter mal wieder zur guten alten Pappe zu greifen und in den Schlacht zu ziehen.

Powerpoint overloaded

Heute im Rehearsal (Branchenjargon für Präsentationsprobe) wurde wieder kräftig über Powerpoint geschimpft. Powerpoint sei Blei für eine gelungene Präsentation. – Nun mal halblang! Wenn Präsentationen zu Monstern mutieren, dann ist meist nicht die Software daran schuld, sondern die Leute, die nicht mit Powerpoint umgehen können.

   

Ich will ein Beispiel geben. Sie sehen ein Chart (Branchenjargon für Präsentationsfolie) aus einer jüngst vergeigten Präsentation. Was sehen Sie?

    

      

    

Genau, eine Textwüste! Stellen Sie sich vor: Eine Powerpointpräsentation ist quasi ein Schiff. Es kommt darauf an, was Sie daraus machen. Sie können einen schlanken Kommunikations-Katamaran bauen, der herrlich schnittig im Wind liegt. Sie können Ihr Schiff aber auch mit Fakten und Formulierungen überladen. So wird es immer schwerfälliger und plumper und irgendwann ist das Limit erreicht und Sie saufen mit Ihrer Präsentation ganz einfach ab.

    

Selbstredend hat jeder Vortragende gewichtige Gründe für die Fettleibigkeit seiner Präsentationscharts.

O-Ton: „In meiner Präsentation sitzt nur ein Teil der Entscheider. Die anderen sehen hinterher nur das Handout (Branchenjargon für die gedruckte Version der Präsentationscharts). Damit die auch begreifen, wie das Konzept läuft, habe ich die Charts sozusagen selbsterklärend ausgetextet.“

Schmidbauer rät:  Besser Sie machen zwei Powerpoint-Versionen! Die ausführliche Version für das Handout ist in ganzen Sätzen formuliert. Die Version für die Präsentation bauen Sie kurz und knackig.

   

O-Ton: „Ich hab´ immer so viel auf meinen Charts stehen, damit ich die gleich als Stichworte für meine Präsentation nehmen und mich daran entlang hangeln kann.“

Schmidbauer rät: Machen Sie sich Stichwortkärtchen oder Zettel, aber nutzen Sie nie die Charts als Stichwortgeber. Nicht nur, weil es verdammt öde wird, wenn Wort und Chart das Gleiche sagen. Sondern auch weil die Gefahr groß ist, dass Sie - von Ihren projizierten Stichworten angezogen - während der Präsentation mit dem Rücken zum Zuhörer vortragen.

   

O-Ton: „Ich mache immer so ausführliche Charts. Denn in der Präsentation lese ich die Charts einfach nur noch ab. Das ist eine todsichere Sache!“

Schmidbauer rät: Durch das sture Ablesen wirkt Ihre Präsentation ganz sicher tot. Sie sind doch kein Nachrichtensprecher, sondern Konzeptioner! Sie wirken wesentlich souveräner und kompetenter, wenn Sie die Powerpointprojektion nicht mit einem Teleprompter verwechseln.

   

O-Ton: „In meinem Konzept stecken so viele spannende Feinheiten. Da konnte ich einfach nichts weglassen!“

Schmidbauer rät: Das Weglassen ist mit die wichtigste Technik einer guten Präsentation. Die müssen Sie lernen und beherrschen, wenn Sie regelmäßig präsentieren. Der Zuhörer kann nämlich nur einen Bruchteil dessen aufnehmen, was Sie als Redner über ihn ausgießen können. Wenn es zuviel wird, verliert der Zuhörer die Übersicht und Sie sein Vertrauen.

   

O-Ton: „Ich habe sowenig Präsentationszeit, da kann ich nicht alles sagen. Deshalb habe ich alles, was ich nicht sagen kann, mit auf meine Charts gepackt. Dann können es die Leute wenigstens lesen.“

Schmidbauer rät: Sind die Charts mit Fakten überladen, dann ist der Zuhörer hin und her gerissen. Soll er Ihnen zuhören? Soll er die Charts lesen? Die Präsentation wird zur Zerreißprobe – die Sie verlieren. Überfrachten Sie Ihre Präsentation nicht. Wenn Sie interessante zusätzliche Details haben, dann teilen Sie sie als gedrucktes Hintergrundmaterial aus – aber bitte erst nach Ihrem Präsentationsvortrag.

Fahrstuhl zur Erkenntnis

Seit geraumer Zeit nutze ich bei der Konzeptentwicklung den „Elevator Pitch“. Schon wieder so ein Fremdwort? Tut mir leid, aber die Branche ist nun mal hoffnungslos anglophil.

Der „Elevator Pitch“ ist eine superkurze Mini-Präsentation. 30 bis 40 Sekunden – dann ist alles gesagt. „Elevator Pitch“ heißt es, weil die ideale Kulisse für eine solche Präsentation der Fahrstuhl ist. Der Chef steigt ein, will dringend wissen wie der konzeptionelle Stand der Dinge aussieht. Man hat genau 35 Sekunden Zeit um Überzeugungsarbeit zu leisten, bis sich in der Chefetage im 9 3/4 Stock die Fahrstuhltür wieder öffnet.

Jedes Kommunikationskonzept braucht eine Strategie als Grundkonstruktion. Und jede Strategie sollte so einfach wie irgend möglich sein. Je komplizierter das Kommunikationsproblem, desto einfacher muss die strategische Problemlösung werden. Folglich muss eigentlich jede gute Strategie in das Zeitfenster einer Fahrstuhlfahrt passen.

Um mich zur konzeptionellen Klarheit zu erziehen, mache ich deshalb zum Abschluss der strategischen Arbeit nicht immer, aber immer öfter einen „Elevator Pitch“. Irgendwer aus meinem jeweiligen Projektteam muss seine Ohren spitzen und ich bringe in 30 Sekunden meine Strategie auf den Punkt. Hat mein Zuhörer verstanden und signalisiert Zustimmung, dann ist alles okay. Bekomme ich ein Kopfschütteln oder einen verständnislosen Blick, dann heißt es häufig: zurück in die Strategie und einige Kanten nachfeilen oder sogar die Eckpfeiler neu konstruieren.